2025年9月6日下午，桐城人在上海联谊会20周年庆典暨创业联合会成立大会筹备组，在上海龙之梦大酒店五楼晶竹厅召开第七次专题筹备会。会议由筹备组负责人梅扬志主持，戴泽林、程玉、钱坤等近20位筹备组成员齐聚现场，围绕前期工作复盘总结、会场实地勘察优化、庆典核心环节敲定及应急方案完善等关键议题深入研讨，为本次重要活动的圆满举办夯实基础。

会议首先聚焦财务收支与赞助对接，通报最新进展：截至9月6日，已确认到账会费赞助款共14笔，累计金额25.4万元；同步收到报名费收入9800元，资金保障稳步推进。此外，多位在沪桐城乡贤表达赞助意向，会务组已明确专人负责跟进，确保意向转化落地。

嘉宾邀请与人员组织工作同步提速。筹备组明确，将于下周一专程返回桐城，正式邀请家乡政府相关领导，力争下周内确定来宾名单与参会规格；针对兄弟单位邀请，将采取 “重点突破、精准对接” 策略，优先聚焦南京、杭州等地理位置相近的城市商会，安排与对方相熟的筹备组成员开展 “一对一” 邀约，以诚意提升邀请成功率。针对参会人员缺口，筹备组制定细化方案：成员们将认领邀请任务，通过电话、微信等方式精准动员；活动将按200人规模制作实名制席卡与胸卡，同时保护往届参会者隐私，不对外分发历史名单；桐联历届理事会成员、优秀贡献奖获得者、历届活动义工等将作为特邀嘉宾出席，确保人员组织既有规模又显温度。目前，策划组已完成重点嘉宾专属《邀请函》设计制作，交由会务组统筹发放。

会场规划与物料准备环节传来明确进展。经综合考量性价比，确定由茅台集团赞助搭建商负责会场搭建工作，目前已完成筹备组、搭建方、酒店三方建群对接及现场联合勘察，初步设计图纸已发送至工作群供内部审议。物料方面，活动伴手礼已进入订单制作阶段，工作组服装部分发放，若有尺码不符或未领取情况，可联系采购组及时协调调整。

庆典流程细节进一步优化定型。开场节目要求呈现大气专业的舞台效果，演员人数不少于5人；为提升节目质量与流程效率，筹备组决定取消往年节目音视频中转环节，所有节目背景音乐需提前三天报送节目组审核确认，同时组建演职人员专属工作群，统筹主持人、编导、撰稿人等多方力量，细化串词、嘉宾分享等环节。抽奖环节将采用 “微信抽奖” 电子化方式，精简奖项层次以节约时间、优化体验。

宣传造势与应急保障双管齐下。宣传组将重点推出嘉宾亮点推文、活动流程预告，动员筹备组成员及相关群体转发扩散，同时实时统计报名数据，提醒未报名者注意截止时间；针对餐饮供应、流程衔接等潜在风险，筹备组已制定应对预案，将根据最终确认的参会人数，与酒店方动态协调调整座位布局及餐饮数量，确保现场有序可控。

梅扬志在会议总结中强调，当前距活动举办仅剩两周，时间紧、任务重，各工作组需严格按照会议决议推进工作，强化沟通协作、紧盯细节落实，以高度的责任感和执行力全力以赴，确保20周年庆典与联合会成立大会圆满成功，为在沪桐城人的联谊交流与创业发展书写新的精彩篇章。